FASE 0La base del sistema
La base: CRM + web conectada
Sustituye a Witei (que hoy es a la vez el programa de gestión y la web). Incluye la gestión completa de inmuebles y contactos, la web pública conectada y la resolución de los problemas actuales del día a día. Es la base sobre la que se construye todo lo demás.
1 Acceso y equipo
- Acceso con cuentaCada persona del equipo entra con su email y contraseña.
- Roles y permisosPerfiles (dirección, coordinación, comercial, administración) que definen quién ve y hace qué; por ejemplo, no todos ven los datos bancarios.
- Trabajo simultáneoVarias personas trabajando a la vez sobre la misma información, actualizada al momento.
2 Contactos
- Ficha de contactoPropietario, comprador, inquilino, colaborador y otros, con varios teléfonos y emails.
- Varios titulares en una fichaProblema DVarias personas agrupadas en la misma ficha, para que los contratos cojan los datos de todos.
- Embudos y etapasContactos organizados en embudos (Demandas, Propietarios y genérico) con etapas: contacto, prospecto, visitando y negociación.
- Origen del contactoDe dónde llegó cada contacto: portal, web, referido o campaña.
- HistorialRegistro de llamadas, emails, visitas y notas de cada contacto.
- Contactos asociadosRelacionar un contacto con otro (por ejemplo, cotitulares o familiares).
3 Inmuebles
- Alta de inmuebleLocalización completa (provincia, código postal, ciudad, calle, número, portal, puerta, urbanización, zona) con mapa.
- CaracterísticasTipo, estado, planta, habitaciones, baños, superficie construida y útil, año, orientación y gastos de comunidad.
- Precio y operaciónVenta o alquiler, con precio y opción de mostrarlo u ocultarlo en la web.
- Certificado energéticoConsumo y emisiones, admitiendo el estado "en trámite".
- MultimediaFotos, planos, vídeo y visita virtual.
- EstadosDisponible, reservado, vendido y alquilado.
- Referencia automáticaCódigo único por inmueble (tipo MA-564).
- Datos privadosReferencia catastral, propietarios, captador, responsable, nota simple, IBI y llaves.
- Acuerdo de encargoTipo de encargo (exclusiva u otro), vigencia y comisión pactada.
4 Atributos dinámicos
- Características configurablesClaveLas características (ascensor, piscina, terraza, aire acondicionado…) se crean y editan desde el CRM, sin depender del programador.
- Pública o privadaCada característica puede mostrarse en la web y portales, o quedarse solo para uso interno.
- Catálogos gestionablesTipos de inmueble, orientaciones, estados y zonas, configurables desde el CRM.
- Campos personalizadosCampos propios adicionales por inmueble, según necesitéis.
- Formulario según el tipoEl formulario del inmueble se adapta al tipo (un piso pide planta y ascensor; un terreno no pide habitaciones).
5 Web pública conectada
- Publicar con un clicAl marcar un inmueble como publicado, aparece en la web.
- Buscador con filtros dinámicosClaveLos filtros del buscador se generan a partir de las características definidas en el CRM y del inventario publicado.
- Ficha públicaPágina del inmueble con fotos, mapa, características y agente asignado.
- Vista lista y mapaResultados en cuadrícula o sobre un mapa.
- Estados sincronizadosMarcar "reservado" o "vendido" en el CRM se refleja al momento en la web.
- Preparada para GoogleDirecciones web claras, mapa del sitio y datos para posicionar en buscadores.
- Imagen de marcaLogo, color corporativo (#2CACE3) y tipografía Montserrat.
- Secciones de la webInicio, quiénes somos, servicios, blog, contacto y "valora tu inmueble".
- Formularios que crean contactosContacto general, contacto por inmueble y valoración entran directamente como contactos en el CRM.
- Reseñas y WhatsAppReseñas de Google y botón de WhatsApp en la web.
6 Demandas
- Ficha de demandaLo que busca cada comprador: zona, tipo, precio, habitaciones y superficie.
- Cruce con inmueblesEl sistema relaciona cada demanda con los inmuebles que encajan.
7 Agenda, tareas y documentos
- Agenda y calendarioVisitas y citas del equipo, con recordatorios.
- TareasCon tipo, fecha, responsable, y contacto e inmueble asociados.
- Firma con las dos partesProblema AUna sola tarea de firma con comprador y vendedor obligatorios, que genera la cita.
- Documentos sin límiteProblema BTodos los documentos necesarios por tarea o firma, sin el tope de 5 de hoy.
- Documentos requeridos y avisoProblema BLista de documentos obligatorios por operación y aviso si falta alguno.
- Filtro de tareas por fechasProblema CConsultar las tareas o solicitudes de un periodo (por ejemplo, las de esta semana).
- Partes de visitaProblema EGeneración del parte de visita con un clic.
- Plantillas de documentosContratos, arras, encargos, hoja de visita y dossier con los datos del CRM ya rellenos.
8 Reglas y validaciones
- No publicar sin CEEProblema FEl sistema impide publicar un inmueble sin certificado energético válido.
- Dos partes obligatoriasNo se guarda una tarea de firma sin las dos partes.
9 Informes base
- Informes de actividadPor comercial, por oficina y por origen del contacto.
- Actividad por inmuebleVisitas, contactos y publicaciones de cada inmueble (base del informe al propietario).
10 Seguridad y datos
- Cifrado de datos sensiblesDNI y números de cuenta protegidos.
- Control de acceso y registroQueda registrado quién consulta o modifica datos sensibles.
- Consentimientos (RGPD)Registro de consentimientos y bases legales por finalidad.